Si estás leyendo esto es porque seguramente, en algún momento de tu vida, te diste cuenta que tenías muchas cosas por hacer y no sabías por cuál empezar. Eso te generaba estrés, confusión, ansiedad y quizá un dolor de cabeza terrible por tratar de organizar estos pendientes que debías cumplir sí o sí para poder lograr tus metas y objetivos.

Verás, nuestro cerebro es bueno ejecutando tareas, pero no lo es recordándolas. Entonces, ¿qué podrías hacer la próxima vez que te enfrentes a esta situación? Bueno, hay varias técnicas y de la que escribiré ahora es GTD o Get Things Done.

Nuestro cerebro es bueno para ejecutar tareas, pero no lo es para recordarlas.

GTD - Get Things Done

Get Things Done es un método creado por David Allen para poder gestionar de una manera más eficiente y eficaz todas nuestras actividades diarias. Básicamente, debes desprenderte de todas las cosas que tienes en tu cabeza y “bajarlas a tierra”, es decir, apuntarlas en algún lado para posteriormente ejecutarlas dependiendo de ciertos criterios.

Escribe en un solo lugar todos tus pendientes

Debes despejar tu mente de todas esas cosas que andan rondando y flotando por ahí. Prepárate una bebida (a mi me encante el café) y tómate toda una mañana del domingo apuntando en un cuaderno, app de notas, email o documento Word, todas esas cosas que sabes que tienes que hacer en algún momento, ya sea ese mismo día o el próximo mes. Esto lo llamaremos “tu repositorio de pendientes”.

Ejecuta las tareas

Trata de seguir estas reglas básicas:

  1. Solo una tarea por vez. Una vez que la tomes, enfócate en ella.
  2. No regreses esta tarea a tu repositorio de pendientes.

Y luego sigue el flujo:

  1. ¿La tarea es realizable?
    • Si la respuesta es NO, entonces archívala (y escribe el porqué).
    • Si es que SÍ es realizable pero ahora mismo no puedes tomarla por algún bloqueante o falta revisarla, entonces escribe estos detalles para leerlos después.
  2. ¿Es una tarea que solo puedo hacer yo?
    • Si la respuesta es NO, entonces delégala a alguien. Fin.
  3. ¿Este pendiente requiere que la realices en una fecha específica o incluso realizarla puede tomar un tiempo específico?
    • Si la respuesta es SÍ, entonces agrégala a tu calendario.
    • Sino, prosigue con la pregunta 4.
  4. ¿La tarea elegida se puede realizar rápido (menos de 5 o 3 minutos)?
    • SÍ, entonces hazla.
    • Si la respuesta es NO, entonces posponla.

Organización de tu repositorio de pendientes

  • Tareas bloqueadas: aquí colocas las tareas que no puedes realizar y que están en espera a que algo las desbloquee. Este “algo” puede ser un evento externo o alguien. Trata de escribir detalles que puedan ayudarte a recordar porqué está bloqueada y qué cosas podrías hacer para desbloquearla, por ejemplo: “Llamar a X el próximo viernes para que me de la información que necesito para esta tarea Y”.
  • Deseos: son las tareas, ideas, pendientes que quieres hacer pero por algún motivo no puedes hacerlas ahora. Ya sea porque estás trabajando en algo sumamente importante, no tienes los recursos o contactos necesarios, no te es prioritario o simplemente no te aporta valor por el momento.
  • Proyectos: cuando un pendiente resulta ser bastante grande, puedes clasificarlo como un proyecto, dentro del cual tendrás más sub-pendientes a los que le puedes hacer seguimiento para ver cuánto haz avanzado. Un proyecto puede ser incluso “Remodelar mi cuarto” y por dentro los sub-pendientes serían: idear el diseño de mi nuevo cuarto, investigar qué tipo de pintura escoger, comprar la pintura, buscar proveedor de repisas, pintar cuarto, buscar y comprar nueva cama.
  • To-Do’s | “Por hacer” necesarios: aquí simplemente colocas las tareas o pendientes puntuales que vas a realizar (ya sea hoy, esta semana, o en general). Te sirve como un mapa general de las acciones que debes ejecutar para llegar a completar tareas concretas o avanzar en un proyecto.

Para toda esta clasificación y agendado de tareas, te puedes ayudar de diversas herramientas tanto virtuales como físicas. Por ejemplo, tienes Apple Notes, Google Keep, aplicaciones de Calendario, aplicaciones de recordatorios como Apple Remindes, Microsoft To Do, To-Doist, Trello, Google Drive, Bloc de Notas, un cuaderno que uses como Bullet Journal o hasta Excel.

Revisar

Date el tiempo de revisar todos los días las tareas que vas avanzando y las que te quedan pendiente. Al final o inicio de la semana, puedes darte otro tiempo para ver un progreso. Esto no debería tomar más de 20 o 30 minutos. No sirve apuntar los pendientes si te vas a olvidar de revisarlos. Forma de esto un hábito.

Hacer

Implementar GTD en tu vida diaria no significa que todo el tiempo planificando u organizando las cosas que tienes que hacer. El 80% lo debes dedicar a hacer y el 20% a organizar y revisar (¿Recuerdas la Ley de Pareto?).

Conclusiones

No tomes el uso de Get Things Done como un dogma, es decir, no es estrictamente necesario cumplirlo en un 100% porque todos tenemos casuísticas diferentes, sin embargo, sirve como una buena base de la que concluímos que debemos “bajar a tierra” todas las ideas que andan flotando en nuestra cabeza para no aturdirnos.

En mi caso, yo le hago una ligera variación al uso de esta metodología para que se acomode a mi vida diaria y las aplicaciones que más uso para organizarme. Tú puedes hacer lo mismo.

Prueba, prueba y prueba. Inicia bajando todo lo que quieres hacer a un papel (o a un documento virtual) y ve qué cosas puedes ir avanzando y cuales no. ¡Cuando menos te des cuenta, verás que has ido progresando!

Más adelante escribiré sobre cómo implemento GTD y las aplicaciones que utilizo para que no se me pase ninguna de las cosas que quiero hacer 😄

Y a ti, ¿crees que te ayudaría esta técnica? ¿piensas que le puede servir a alguien que conoces? ¡Comparte este artículo para que así puedas ayudar a alguien!